Imprezy integracyjne cieszą się niesłabnącym zainteresowaniem, a częstotliwość ich organizacji rośnie z roku na rok. Obecnie polskie firmy organizują takie spotkania od 2 do 3 razy w ciągu każdych 12 miesięcy. O co zadbać, by impreza okazała się sukcesem?
Impreza integracyjna
Po co, dla kogo, gdzie?
Na wstępie warto rozróżnić imprezy organizowane dla pracowników od spotkań z kontrahentami. Różnią się one nie tylko skalą, ale też charakterem. Te pierwsze mogą mieć postać mniej formalną, ich celem jest przecież zacieśnienie więzi wewnątrz firmy i pogłębienie tożsamości pracowników z przedsiębiorstwem. Spotkania organizowane dla klientów, czy też dostawców, poza korzyściami płynącymi z możliwości osobistego kontaktu, sprzyjają budowaniu pozytywnego wizerunku firmy i w znaczący sposób podnoszą jej wiarygodność. To, co łączy dwa rodzaje wydarzeń to staranność, której zachowanie jest konieczne już na etapie przygotowań.
Ciężar prac przygotowawczych zazwyczaj spada na barki działów marketingu, które muszą połączyć to przyjemne, a jednocześnie wymagające zadanie z codziennymi obowiązkami. Choćby z tego powodu nie warto odkładać prac na ostatnią chwilę. Pierwszym etapem powinno być określenie charakteru imprezy, czasu jej trwania oraz ilości zaproszonych gości. Wnioski płynące z przygotowań, po zestawieniu z planowanym budżetem pozwolą nakreślić schemat organizacyjny wydarzenia. Kluczowy będzie wybór miejsca, a przede wszystkim decyzja, czy uroczystość ma się odbyć na terenie firmy, czy też w obiekcie zewnętrznym. W przypadku imprez dwudniowych lub dłuższych w grę wchodzą jedynie lokalizacje dysponujące odpowiednią bazą noclegową. W tym miejscu najłatwiej zauważyć korzyści płynące z wczesnego rozpoczęcia prac przygotowawczych – bufor czasowy pozwala na większą elastyczność w doborze ofert hotelowych, można też liczyć na korzystniejsze warunki finansowe.
Istotne dodatki
Myśląc o najskuteczniejszym sposobie organizacji, warto starannie dobrać listę podwykonawców. Powinna ona obejmować jedynie sprawdzone i rzetelne podmioty – każde, nawet drobne potknięcie może bowiem wywołać efekt kuli śniegowej i w efekcie zniweczyć cały trud włożony w przygotowania. Zależnie od rodzaju imprezy konieczny może okazać się catering, dobrany tak, by zaspokoić wszystkie gusta, a także oferta rozrywkowa. Rynek oferuje w tym zakresie pełną dowolność, a organizatorzy mogą przebierać wśród propozycji występów artystycznych, czy też zajęć z pogranicza sportu. Niemniej ważne jest zadbanie o wystrój. Anonimowe wnętrza sal konferencyjnych, czy też sztampowo urządzone restauracje są wprawdzie funkcjonalne, jednak nie wywrą one na gościach specjalnego wrażenia.
Daleko idącą pomoc oferuje wypożyczalnia mebli eventowych Rent Design. Oferta firmy obejmuje wyposażenie, które sprawdzi się zarówno podczas niewielkich bankietów, jak i w trakcie dużych imprez. Co istotne, klienci mogą liczyć nie tylko na dostawę solidnych i atrakcyjnych mebli, ale też pomoc przy opracowywaniu aranżacji. Impreza przygotowana z wykorzystaniem tak solidnego wsparcia na pewno na długo pozostanie w pamięci uczestników.
